10. Vlastní šablony exportovaných dokumentů

Petra Topolčanová

Pro vybrané typy záznamů můžete definovat vlastní šablony exportovaných dokumentů. V aplikaci Microsoft Word či LibreOffice vytvoříte docx soubor, který po nahrání do raynetu bude sloužit jako předloha pro Nabídku, Obchodní případ nebo jiný typ dokumentu pro vaše klienty.

Tip: Z důvodu nejlepší kompatibility doporučujeme vytvářet šablony v LibreOffice. 

 

Pro jaké typy záznamů si můžete vytvořit vlastní šablonu?

  • Obchodní případ
  • Nabídka
  • Objednávka
  • Projekt
  • Klient
  • Kontaktní osoba
  • Lead
  • Aktivity (Úkol, Schůzka, Událost, E-mail, Telefonát, Dopis)

Seznam podporovaných fontů najdete v tomto článku.

 

Tip: Pokud Vás zajímá pokročilejší nastavení Vlastních šablon, zahrnující práci s obrázky, podmínkami, cykly, apod., sepsali jsme pro vás samostatný článek ZDE.

 

Důležité: Pomoc se zápisem parametrů ve vlastních šablonách není součástí naší podpory, protože se jedná o vývoj na míru každému klientovi. V případě zájmu o pomoc s nastavením šablon, můžeme předat kontakt našemu externímu partnerovi, který Vám k tvorbě sestav poskytne placenou konzultaci.

 

 

Jak zapnout nové šablony?

1. V roletce pod vaším jménem klikněte na Nastavení.

1.png

 

2. V Nastavení pak zvolte Vlastní šablony » Vytvořit novou šablonu. 

2.png

 

3. Vyberte typ záznamu, pro který chcete novou šablonu vytvořit (Obchodní případ, Nabídka, Objednávka, Projekt, Klient, Kontaktní osoba, Lead).

všechny šablony.png

 

4. Můžete zvolit jednu z předpřipravených šablon nebo si vytvořit šablonu vlastní. Vše potvrdíte tlačítkem Vybrat. Po výběru jedné z možností šablona ještě není aktivní, vidíte ji pouze v Nastavení, v nabídce exportu ji zatím nenajdete. Více o tom, jak vytvořit kompletně vlastní šablonu, najdete v části Vytvoření vlastní šablony v článku.

4.png

 

5. Vybranou šablonu si můžete stáhnout, případně nahrát vámi upravenou verzi. Poté, co nahrajete upravenou šablonu, bude vygenerován náhled s aktuálně vyplněnými daty. Pokud vše proběhne správně, zobrazí se výsledný náhled. Pokud bude šablona obsahovat chyby, zobrazí se chybová zpráva a detaily zjistíte ve staženém docx souboru. Pozor, velikost šablony může být max. 5 MB.

 

Tip: Pokud potřebujete exportovat dokumenty s rozdílnými hlavičkami, např. pokud máte více poboček, vytvořte si pro každou pobočku jinou šablonu k exportu. Uživatelé si tak mohou vybrat, který dokument zrovna potřebují, bez složitého přepisování adres.

 

5.png

 

6. U šablon si můžete také libovolně editovat Název, případně Popis. Daný název potom uvidí uživatelé raynetu v možnostech exportu. Šablona se v možnostech exportu objeví až poté, co je aktivní. 

6.png

 

  • Šablona je standardně exportována do docx formátu, aby ji mohli uživatelé upravovat. Pokud tomu chcete zamezit a je pro vás vhodnější PDF formát, zvolte v Nastavení zatržítko Generovat do PDF.
  • Pokud chcete vyexportovaný dokument rovnou přiložit k záznamu, zvolte možnost Přiložit vygenerovaný soubor k záznamu. Nahraje se do příloh v takovém formátu, jaký jste zvolili v předešlém kroku.
  • Stejně jako název šablony je možné upravit i exportovaný název souboru. Můžete využít všechny parametry daného dokumentu. Teď už jen stačí vše Uložit.

7.png

 

U šablon na Obchodním případu je možné si navíc nastavit pro jaké Typy prodeje a jejich Stavy bude exportní šablona viditelná. V okně pro nahrání dokumentu najdete tlačítko Nastavení viditelnosti pro typy obchodu.

nastaven__viditelnosti.png

 

Po kliknutí na toto tlačítko si můžete vybrat, zda bude šablona viditelná pro všechny Obchodní případy nebo jen určité Typy a Stavy prodeje.

Při zvolení druhé možnosti označte konkrétní Typy projede (se všemi Stavy) nebo pomocí šipky otevřete přehled jednotlivých Stavů a z nich si vyberte žádoucí. Vše nakonec uložte.

chci_vybrat_typy_a_stavy.png

 

 

Vytvoření vlastní šablony

Pokud jste si nevybrali z předpřipravených šablon a chcete si vytvořit dokument kompletně podle vašich představ, zvolte možnost Vlastní šablona při výběru vzorů šablon.

 

8.png

 

Vaší šablonou může být běžný dokument Microsoft Word či LibreOffice (soubor.docx), se speciálními značkami v textu, které určují, kde a jak mají být vyplněna data ze CRM. Existují tři typy značek, které budete používat:

  • Hodnota
  • Podmínka
  • Cyklus

 

 

Hodnota

Je to značka, která po vyexportování vyplní do dokumentu hodnotu podle toho, jak je vyplněno pole v CRM. Pole, která takto chcete dostat do dokumentu, vložíte do šablony pomocí tzv. parametru. Tedy např. pole Kód nabídky má v CRM hodnotu NAB-20-005 a vložíte jej do šablony za pomocí parametru {code}.

Seznam použitelných parametrů najdete v nastavení každé jednotlivé šablony.

51.jpg

 

Vyplnění hodnoty pak může vypadat takto:

10.png  ►  11.png

 

 

Podmínka

Podmínka umožňuje ošetřit části textu tak, aby se do exportovaného dokumentu vepsaly pouze tehdy, pokud jsou vyplněné i v CRMku. Např. pole Poznámka u Nabídky se v dokumentu zobrazí tehdy, pokud je v ní vepsán text.

Seznam možných podmínek opět naleznete v parametrech pro konkrétní typ záznamu. Každá podmínka je definována tzv. otevírací a uzavírací značkou. Název otevírací značky je doplněn znakem hash # a uzavírací značka je doplněna lomítkem, např. {#hasDescription} ... {/hasDescription}. Ke každé hodnotě existuje parametr s předponou has, kterým lze otestovat zdali je hodnota vyplněna či nikoli.

Vyplnění podmínky pak může vypadat takto:

12.png  ► 13.png

 

 

Cyklus

Značka cyklu umožňuje opakovat části textu. To se může hodit například při výčtu produktů v Nabídce. Vše stačí definovat jednou, ať už je v nabídce produkt pouze jeden nebo je jich třicet, vždy se díky cyklu doplní správné hodnoty.

Podobně jako značka podmínky, je text umístěn mezi otevírací a uzavírací značku. Název otevírací značky je doplněn znakem hash # a uzavírací značka je doplněna lomítkem. Např: {#items} ... {/items}.

Vyplnění cyklu pak může vypadat takto: 

14.png   ► 15.png

 

 

Numerické operace

Pole ve formátu číslo můžete sčítat, odčítat, násobit a dělit. Např. si sečíst váhu balíku v Objednávce. V rámci Objednávky budete mít tedy evidovanou hmotnost zásilky. 

16.png

 

Ve Vlastních šablonách vyberete obě volitelná pole z katalogu parametrů Objednávky. Poté do šablony vložíte parametr pro součet: {Obsah_g_3a6d4AsNum + Obal_g_9c541AsNum}. Aby byl parametr považován za číslo, je potřeba za něj přidat AsNum.

17.png

 

V samotné šabloně součet může vypadat takto:

18.png

 

Součet v exportovaném PDF Objednávky pak vypadá takto:

19.png

 

Tvar čísel

U numerických operací si můžete zvolit jaký tvar čísla preferujete. Na výběr máte mezi českým  a anglickým formátem. Desetinná místa se dotahují z Nastavení v raynetu, případně si je můžete upravit přidáním čísla za dvojtečku {xxxAsNum | format:"en":4}.

  • parametr pro česky formátované číslo {xxxAsNum | format:"cs"} » 378 800,00,
  • parametr pro anglicky formátované číslo {xxxAsNum | format:"en":4} » 378,800.0000.

 

Stejně tak si zvolíte formát datumových hodnot:
  • parametr pro český formát data {xxxAsDate |format:"cs"} » 27. 4. 2022 nebo data s časem 27. 4. 2022 17:08,
  • parametr pro anglický formát data {xxxAsDate |format:"en"} » Apr 27, 2022 nebo data s časem Apr 27, 2022, 5:08 PM.

 

 

Chytré vychytávky při tvoření šablony

  • Šablonu dokumentu upravujte se zapnutými řídícími znaky. Bude se vám tak lépe formátovat rozložení dokumentu.

 

  • Před finálním nahráním šablony si upravte metainformace docx dokumentu tak, aby exportovaný dokument byl jen "váš". 

 

  • Pokud potřebujete přidat parametr pro vrácení počtu řádků položek, využijte tento formát:

    čísla řádků v kolekci {#items} řádek: {$rowNum} {/}

 

  • Využijte font písma, který je obecně používaný. Při použití speciálních fontů může být dokument pro jiného uživatele nečitelný, pokud nemá fonty nainstalované.
Používá technologie Zendesk