Seznamový pohled je zobrazení, které uvidíte po rozkliknutí těchto položek z hlavního menu: Klienti, Kontaktní osoby, Leady, Obchodní případy, Nabídky, Objednávky, Projekty, Produkty, Ceníky, Přehled aktivit, Úkoly, Schůzky, Události, E-maily, Telefonáty, Dopisy.
V seznamových pohledech najdete mnoho funkcí, v tomto článku si vysvětlíme, jak s nimi můžete pracovat. Konkrétně se dozvíte více o:
- tom, co v seznamových pohledech najdete,
- zobrazení sloupců,
- filtrování,
- editaci polí v seznamových pohledech
- hromadné změně záznamů,
- hromadném vytváření obchodních případů,
- hromadném vytváření aktivit,
- exportování seznamových pohledů,
- zneplatnění záznamů.
Veškeré funkce ukážeme na seznamovém pohledu Klientů, ale obdobně to funguje i u všech ostaních záznamů.
Co v seznamových pohledech najdete
V seznamových pohledech kromě samotného seznamu Klientů najdete také pole pro vyhledávání mezi záznamy, připnuté filtry, zelené tlačítko pro vytváření nových záznamů, modré tlačítko Filtrování a tlačítko se třemi tečkami pro export a nastavení seznamového listu.
Ve spodní liště seznamového pohledu pak uvidíte souhrnné hodnoty obchodních vztahů, počet zobrazených položek na stránce a aktuální stránku seznamu, na které se nacházíte.
Všechny tyto funkce najdete bez toho, aniž byste si je museli zvlášť zapínat. Kromě abecedního výběru, který si můžete připnout na levou stranu seznamu. Je potřeba si jej zapnout přes ikonu tří teček » Zobrazit/ schovat ABC filtr.
Každý řádek má navíc na konci ikonu tří teček, pomocí které můžete spustit následující akce:
- Vytvořit navazující záznam (Kontaktní osobu, Obchodní případ, Nabídku, Objednávku, Projekt, Úkol, Schůzku, Událost, E-mail, Telefonát, Dopis),
- Zobrazit okno Bezpečnosti,
- Zneplatnit,
- Smazat.
Ikona tří teček se zobrazí pouze při označení jednoho řádku. Pokud použijete zatržítka k označení více řádků, tato ikona se nezobrazí.
Zobrazení sloupců
Každý seznamový pohled se skládá ze sloupců. Ty odpovídají jednotlivým polím, které u Klienta najdete. Tyto sloupce můžete libovolně přidávat a odebírat kliknutím na ikonu tužky. Vyberete, které sloupce chcete zobrazit a vše potvrdíte tlačítkem Uložit.
Sloupcům lze změnit pořadí i šířku tahem myši.
Filtrování
Filtrování v seznamových pohledech umožňuje vytvořit si filtr dle svých kritérií, uložit si jej pro opakované použití a také jej nasdílet s dalšími uživateli. S uloženým filtrem máte možnost uložit si i výběr sloupců a jejich pořadí. Zároveň vedle roletky svých uložených filtrů najdete i připnuté filtry, které si zvolíte dle vaší preference. Veškeré detailní informace o filtrování najdete ZDE.
Vlastní filtr vytvoříte kliknutím na modré tlačítko Filtrování. Na pravé straně obrazovky se zobrazí filtr a v něm určíte kritéria filtrování pomocí tlačítka Přidat podmínku.
Jakmile filtr nadefinujete, ihned dostanete výsledek v podobě vyfiltrovaného seznamu Klientů. Pokud si filtr chcete uložit pro další použití, klikněte na tlačítko Uložit. Pokud jej už nepotřebujete, klikněte na tlačítko Vyčistit.
Své uložené filtry najdete nad seznamovým pohledem, v roletce Moje filtry. Uložené filtry můžete i spravovat. V rámci správy filtrů daný filtr nasdílíte dalším uživatelům, nastavíte jako výchozí, upravíte jej, nebo jej smažete.
Vedle roletky Moje filtry najdete také své připnuté filtry. Ty slouží k rychlé filtraci seznamu dle konkrétního parametru, např. Kategorie (viz obrázek). Přidáte je nebo odeberete kliknutím na ikonu tužky.
Editace polí v seznamových pohledech
Ve všech Seznamových pohledech je možné měnit údaje i samostatně v jednotlivých polích, pokud nechcete použít Hromadnou změnu nebo se proklikávat na detail záznamu. Slouží k tomu tlačítko s ikonou tužky, které se zobrazí po najetí myší na vybrané pole. Kliknutím na toto tlačítko se otevře dialogové okno, ve kterém vyberete požadovaný parametr a celou akci Potvrdíte.
Více se o editaci polí dočtete v samostatném článku tady.
Hromadná změna záznamů
Na začátku každého řádku seznamu najdete zatržítko. Při výběru min. jednoho řádku se objeví zelená tlačítka. Mezi nimi najdete i tlačítko Editovat, které slouží k hromadné změně záznamů.
Při hromadném označování záznamů si můžete pomoci i klávesou SHIFT. Označíte první záznam, podržíte klávesu SHIFT a poté označte poslední záznam, který chcete upravit.
V rámci hromadné změny záznamů můžete editovat, tzn. změnit obsah konkrétního pole, např. Kategorie. Dále můžete změnit vlastníka, přidat a odebrat štítky, upravit Bezpečnostní úroveň a také zamknout a odemknout záznamy. Podrobný návod k hromadné změně záznamů najdete v samostatném článku ZDE.
Hromadné vytváření obchodních případů
Dalším zeleným tlačítkem, které se objeví při zaškrtnutí řádků je +Vytvořit. Díky tomuto tlačítku vytvoříte vybraným Klientům nový Obchodní případ se stejnými parametry. Podrobné informace o této akci najdete v článku ZDE.
Jakmile zvolíte Vytvořit Obchodní případ, vpravo se objeví dialogové okno k vyplnění. Zde definujete Název, Konečnou cenu, Stav, Kategorii, Pravděpodobnost a případně Projekt, do kterého budou Obchodní případy zařazeny. Akci dokončíte kliknutím na tlačítko Potvrdit.
Hromadné vytváření aktivit
Stejně jako u výše zmíněných Obchodních případů, můžete pomocí tlačítka +Vytvořit zadat více klientům najednou libovolnou Aktivitu. Detailní informace o hromadném vytváření aktivit najdete v článku ZDE.
Po kliknutí na Naplánovat Aktivitu se vpravo objeví dialogové okno k vyplnění. Zde vyberete Typ aktivity, určíte Předmět, Kategorii, Stav a Vlastníka. Pokračujte kliknutím na tlačítko Další. Poté budete vyzváni k časovému naplánování Aktivity, a vše Potvrdíte.
Exportování
Ze seznamového pohledu si snadno vyexportujete Klienty do souboru .XLSX. Máte dvě možnosti. Můžete si vyexportovat výběr Klientů nebo veškeré Klienty ze seznamu.
1. Pokud zvolíte export vybraných Klientů, je potřeba si nejdříve zatržítkem označit řádky k exportu a poté kliknout na zelené tlačítko Exportovat. Dále si vyberete variantu exportu, kterou potřebujete.
2. Pokud naopak potřebujete exportovat celý seznam, neoznačujte žádné řádky a pouze klikněte na tlačítko se třemi tečkami » Exportovat. Opět pak zvolíte typ exportu, který chcete.
Hromadné zneplatnění záznamů
Zneplatnění záznamů je poslední akce, kterou lze v rámci seznamových pohledů lze provést. Více informací o tom, proč zneplatňovat Klienty, najdete v článku ZDE.
V seznamovém pohledu nejdříve pomocí zatržítek označte řádky (Klienty), které chcete zneplatnit. Poté klikněte na tlačítko Zneplatnit a změnu potvrďte.
Platnost můžete záznamům i hromadně obnovit. Nejdřív je ale potřeba si přidat do připnutých filtrů Platnost. Pokud ji ještě zobrazenou nemáte, přidáte ji pomocí ikony tužky.
Poté si pomocí tlačítka Platnost zobrazte seznam včetně neplatných.
Neplatné Klienty označte zatržítkem a klikněte na Upravit platnost » Obnovit platnost.