Schůzky vám umožní zaznamenat v raynetu jakékoliv setkání, vložit ho do Kalendáře a informovat o něm účastníky. Potvrzení schůzky pak odešlete účastníkům e-mailem rovnou z raynetu. Ke Schůzce si také můžete napojit Obchodní případ, na první dobrou tak uvidíte, o čem jste se s Klientem bavili.
V tomto článku se dozvíte:
- jak založit schůzku,
- co je to soukromá aktivita,
- jak vypadá detailní karta schůzky,
- jak odeslat pozvánku na schůzku e-mailem,
- jak nastavit připomenutí,
- jak nastavit opakování.
Založení schůzky
1. Nejsnadnější cestou, jak naplánovat Schůzku, je rovnou z Kalendáře. Stačí, když kliknete na libovolné místo v Kalendáři a vyberete typ aktivity » Schůzka. Pak je potřeba vyplnit Předmět schůzky a účastníky. Případně označit Schůzku jako soukromou.
Jednoduše pak můžete přidávat follow-upy, a to kliknutím pravého tlačítka myši na vytvořenou Schůzku. Připomenout se Klientovi po Schůzce nebylo nikdy snazší.
2. Schůzku můžete také založit z detailní karty Klienta nebo Kontaktní osoby, která se Schůzky zúčastní. Kliknete na zelené plus » Schůzka.
Jediné povinné pole při založení schůzky přímo z Klienta nebo Kontaktní osoby je Předmět schůzky. Účastník už bude automaticky vyplněn. Aby se Vám Schůzka objevila v kalendáři, je nutné zadat datum.
Pokud datum při zakládání Schůzky nezadáte, Schůzka se sice založí, ale zůstane v tzv. Nenaplánovaných aktivitách v Kalendáři.
3. Pokud se vám dobře pracuje se seznamem aktivit, Schůzku můžete založit i odsud. Tedy z Hlavního menu » Aktivity » Schůzky » zelené plus.
Tady ovšem bude potřeba doplnit Klienta, se kterým schůzku máte, a doplnit datum. Případně opět označit Schůzku jako soukromou.
4. Schůzky si můžete založit i hromadně a to ze seznamového pohledu Klientů nebo Kontaktních osob. Stačí, když si v seznamu kontaktů vyberete ty, ke kterým chcete Schůzky založit. Objeví se tlačítko +Vytvořit. Kliknutím na toto tlačítko se rozbalí roletka, kde je potřeba zvolit možnost Naplánovat Aktivitu. Více informací o hromadném vytvoření Aktivit se dozvíte v tomto článku.
Soukromá aktivita
Soukromá aktivita znamená, že nemá spojitost s žádným Klientem, může to být například osobní setkání, které nesouvisí s prací, nebo návštěva lékaře. Pro její založení je potřeba zaškrtnout volbu Soukromá aktivita v dialogovém okně založení Schůzky. Viz obrázek.
Pozor, neznamená to ale, že by Schůzka, včetně jejího obsahu, byla skrytá před ostatními uživateli. Ti ji mohou standardně vidět ve vašem Kalendáři.
Detailní karta schůzky
Jaké vychytávky najdete na detailní kartě Schůzky se dozvíte v následujícím obrázku:
Pozvání na schůzku e-mailem
Jednou z vychytávek, kterou u Schůzky můžete využít, je odeslání Schůzky e-mailem. To provedete kliknutím na tlačítko tři tečky » Pozvat na schůzku e-mailem.
Potvrzení schůzky v e-mailu vypadá takto:
Připomenutí schůzky
Díky nastavení připomenutí začátku aktivity už žádnou Schůzku nezmeškáte. Nastavíte jej jednoduše přes tři tečky » Nastavit připomenutí. Připomenutí se uživateli odešle formou notifkace.
V raynetu si můžete nastavit i výchozí připomenutí začátku aktivity, které bude automaticky přidáno ke všem vytvořeným aktivitám. Najdete jej v Nastavení kalendáře.
Zde zvolíte Vytvářet aktivity s automatickým připomenutím začátku a definujete čas.
Opakování schůzky
Pokud si chcete naplánovat pravidelně se opakující Schůzku, např. na každý týden, doporučujeme si rovnou nastavit opakování. To nastavíte opět kliknutím na tři tečky » Vytvořit opakování.