Vlastní šablony exportovaných dokumentů

Radka Kalmanová

Pro vybrané typy záznamů můžete definovat vlastní šablony exportovaných dokumentů. V aplikaci Microsoft Word či LibreOffice vytvoříte docx soubor, který po nahrání do raynetu bude sloužit jako předloha pro Nabídku, Obchodní případ nebo jiný typ dokumentu pro vaše klienty.

Tip: Z důvodu nejlepší kompatibility doporučujeme vytvářet šablony v LibreOffice. 

 

Pro jaké typy záznamů si můžete vytvořit vlastní šablonu?

  • Obchodní případ
  • Nabídka
  • Objednávka
  • Projekt
  • Klient
  • Kontaktní osoba
  • Lead
  • Aktivity (Úkol, Schůzka, Událost, E-mail, Telefonát, Dopis)

Seznam podporovaných fontů najdete v tomto článku.

 

Tip: Pokud Vás zajímá pokročilejší nastavení Vlastních šablon, zahrnující práci s obrázky, podmínkami, cykly, apod., sepsali jsme pro vás samostatný článek ZDE.

 

Důležité: Pomoc se zápisem parametrů ve vlastních šablonách není součástí naší podpory, protože se jedná o vývoj na míru každému klientovi. V případě zájmu o pomoc s nastavením šablon, můžeme předat kontakt našemu externímu partnerovi, který Vám k tvorbě sestav poskytne placenou konzultaci.

 

 

Jak zapnout nové šablony?

1. V roletce pod vaším jménem klikněte na Nastavení.

2021-10-07_10h07_46.png

 

2. V Nastavení pak zvolte Vlastní šablony » Vytvořit novou šablonu. 

2021-10-07_10h09_34.png

 

3. Vyberte typ záznamu, pro který chcete novou šablonu vytvořit (Obchodní případ, Nabídka, Objednávka, Projekt, Klient, Kontaktní osoba, Lead atd.).

v_echny__ablony.png

 

4. Můžete zvolit jednu z předpřipravených šablon nebo si vytvořit šablonu vlastní. Vše potvrdíte tlačítkem Vybrat. Po výběru jedné z možností šablona ještě není aktivní, vidíte ji pouze v Nastavení, v nabídce exportu ji zatím nenajdete. Více o tom, jak vytvořit kompletně vlastní šablonu, najdete v části Vytvoření vlastní šablony v článku.

2021-10-07_10h12_46.png

 

5. Vybranou šablonu si můžete stáhnout, případně nahrát vámi upravenou verzi. Poté, co nahrajete upravenou šablonu, bude vygenerován náhled s aktuálně vyplněnými daty. Pokud vše proběhne správně, zobrazí se výsledný náhled. Pokud bude šablona obsahovat chyby, zobrazí se chybová zpráva a detaily zjistíte ve staženém docx souboru. Pozor, velikost šablony může být max. 5 MB.

 

Tip: Pokud potřebujete exportovat dokumenty s rozdílnými hlavičkami, např. pokud máte více poboček, vytvořte si pro každou pobočku jinou šablonu k exportu. Uživatelé si tak mohou vybrat, který dokument zrovna potřebují, bez složitého přepisování adres.

 

2021-10-07_10h17_49.png

 

6. U šablon si můžete také libovolně editovat Název, případně Popis. Daný název potom uvidí uživatelé raynetu v možnostech exportu. Šablona se v možnostech exportu objeví až poté, co je aktivní. 

2021-10-07_10h19_36.png

 

  • Šablona je standardně exportována do docx formátu, aby ji mohli uživatelé upravovat. Pokud tomu chcete zamezit a je pro vás vhodnější PDF formát, zvolte v Nastavení zatržítko Generovat do PDF.
  • Pokud chcete vyexportovaný dokument rovnou přiložit k záznamu, zvolte možnost Vygenerovat přiložený soubor k záznamu. Nahraje se do příloh v takovém formátu, jaký jste zvolili v předešlém kroku.
  • Stejně jako název šablony je možné upravit i exportovaný název souboru. Můžete využít všechny parametry daného dokumentu. Teď už jen stačí vše Uložit.

mceclip16.png

 

U šablon na Obchodním případu je možné si navíc nastavit pro jaké Typy prodeje a jejich Stavy bude exportní šablona viditelná. V okně pro nahrání dokumentu najdete tlačítko Nastavení viditelnosti pro typy obchodu.

nastaven__viditelnosti.png

 

Po kliknutí na toto tlačítko si můžete vybrat, zda bude šablona viditelná pro všechny Obchodní případy nebo jen určité Typy a Stavy prodeje.

Při zvolení druhé možnosti označte konkrétní Typy projede (se všemi Stavy) nebo pomocí šipky otevřete přehled jednotlivých Stavů a z nich si vyberte žádoucí. Vše nakonec uložte.

chci_vybrat_typy_a_stavy.png

 

 

Vytvoření vlastní šablony

Pokud jste si nevybrali z předpřipravených šablon a chcete si vytvořit dokument kompletně podle vašich představ, zvolte možnost Vlastní šablona při výběru vzorů šablon.

 

2021-10-07_10h24_56.png

 

Vaší šablonou může být běžný dokument Microsoft Word či LibreOffice (soubor.docx), se speciálními značkami v textu, které určují, kde a jak mají být vyplněna data ze CRM. Existují tři typy značek, které budete používat:

  • Hodnota
  • Podmínka
  • Cyklus

 

Hodnota

Je to značka, která po vyexportování vyplní do dokumentu hodnotu podle toho, jak je vyplněno pole v CRM. Pole, která takto chcete dostat do dokumentu, vložíte do šablony pomocí tzv. parametru. Tedy např. pole Kód nabídky má v CRM hodnotu NAB-20-005 a vložíte jej do šablony za pomocí parametru {code}.

Seznam použitelných parametrů najdete v nastavení každé jednotlivé šablony.

51.jpg

 

Vyplnění hodnoty pak může vypadat takto:

mceclip4.png   ►   mceclip3.png

 

 

Podmínka

Podmínka umožňuje ošetřit části textu tak, aby se do exportovaného dokumentu vepsaly pouze tehdy, pokud jsou vyplněné i v CRMku. Např. pole Poznámka u Nabídky se v dokumentu zobrazí tehdy, pokud je v ní vepsán text.

Seznam možných podmínek opět naleznete v parametrech pro konkrétní typ záznamu. Každá podmínka je definována tzv. otevírací a uzavírací značkou. Název otevírací značky je doplněn znakem hash # a uzavírací značka je doplněna lomítkem, např. {#hasDescription} ... {/hasDescription}. Ke každé hodnotě existuje parametr s předponou has, kterým lze otestovat zdali je hodnota vyplněna či nikoli.

Vyplnění podmínky pak může vypadat takto:

mceclip5.png   ►  mceclip6.png

 

 

Cyklus

Značka cyklu umožňuje opakovat části textu. To se může hodit například při výčtu produktů v Nabídce. Vše stačí definovat jednou, ať už je v nabídce produkt pouze jeden nebo je jich třicet, vždy se díky cyklu doplní správné hodnoty.

Podobně jako značka podmínky, je text umístěn mezi otevírací a uzavírací značku. Název otevírací značky je doplněn znakem hash # a uzavírací značka je doplněna lomítkem. Např: {#items} ... {/items}.

Vyplnění cyklu pak může vypadat takto: 

mceclip7.png   ►  mceclip0.png

 

 

Numerické operace

Pole ve formátu číslo můžete sčítat, odčítat, násobit a dělit. Např. si sečíst váhu balíku v Objednávce. V rámci Objednávky budete mít tedy evidovanou hmotnost zásilky. 

2022-06-22_09h13_39.png

 

Ve Vlastních šablonách vyberete obě volitelná pole z katalogu parametrů Objednávky. Poté do šablony vložíte parametr pro součet: {Obsah_g_3a6d4AsNum + Obal_g_9c541AsNum}. Aby byl parametr považován za číslo, je potřeba za něj přidat AsNum.

2022-06-22_09h17_29.png

 

V samotné šabloně součet může vypadat takto:

2022-06-22_09h21_03.png

Součet v exportovaném PDF Objednávky pak vypadá takto:

2022-06-22_09h38_24.png

 

 

Tvar čísel

U numerických operací si můžete zvolit jaký tvar čísla preferujete. Na výběr máte mezi českým  a anglickým formátem. Desetinná místa se dotahují z Nastavení v raynetu, případně si je můžete upravit přidáním čísla za dvojtečku {xxxAsNum | format:"en":4}.

  • parametr pro česky formátované číslo {xxxAsNum | format:"cs"} » 378 800,00,
  • parametr pro anglicky formátované číslo {xxxAsNum | format:"en":4} » 378,800.0000.

 

Stejně tak si zvolíte formát datumových hodnot:
  • parametr pro český formát data {xxxAsDate |format:"cs"} » 27. 4. 2022 nebo data s časem 27. 4. 2022 17:08,
  • parametr pro anglický formát data {xxxAsDate |format:"en"} » Apr 27, 2022 nebo data s časem Apr 27, 2022, 5:08 PM.

 

 

Chytré vychytávky při tvoření šablony

  • Šablonu dokumentu upravujte se zapnutými řídícími znaky. Bude se vám tak lépe formátovat rozložení dokumentu.

 

  • Před finálním nahráním šablony si upravte metainformace docx dokumentu tak, aby exportovaný dokument byl jen "váš". 

 

  • Pokud potřebujete přidat parametr pro vrácení počtu řádků položek, využijte tento formát:

    čísla řádků v kolekci {#items} řádek: {$rowNum} {/}

 

  • Využijte font písma, který je obecně používaný. Při použití speciálních fontů může být dokument pro jiného uživatele nečitelný, pokud nemá fonty nainstalované.
Používá technologie Zendesk