Schůzky v Raynetu vám pomohou zaznamenat jakékoliv setkání, přidat ho do Kalendáře a informovat o něm účastníky. Díky možnosti odeslat potvrzení schůzky e-mailem přímo z Raynetu se všichni včas dozvědí potřebné detaily. Ke schůzce si navíc můžete připojit související záznamy, například Obchodní případ. Získáte tak rychlý přehled o tom, o čem jste s klientem jednali, a snadno navážete na předchozí komunikaci.
V tomto článku se dozvíte:
- jak založit schůzku,
- co je to soukromá aktivita,
- jak vypadá detailní karta schůzky,
- jak odeslat pozvánku na schůzku e-mailem,
- jak nastavit připomenutí,
- jak nastavit opakování.
Založení schůzky
Nejsnadnější cestou, jak naplánovat Schůzku, je rovnou z Kalendáře. Stačí, když kliknete na libovolné místo v Kalendáři a vyberete typ aktivity » Schůzka. Pak je potřeba vyplnit Předmět schůzky a účastníky. Případně označit Schůzku jako soukromou.
V Kalendáři pak můžete jednoduše přidávat follow-upy, a to kliknutím pravého tlačítka myši na vytvořenou Schůzku. Připomenout se Klientovi po Schůzce nebylo nikdy snazší.
Schůzku můžete také založit z detailní karty Klienta nebo Kontaktní osoby, která se Schůzky zúčastní. Kliknete na zelené plus » Schůzka.
Jediné povinné pole při založení schůzky přímo z Klienta nebo Kontaktní osoby je Předmět schůzky. Účastník už bude automaticky vyplněn. Aby se Vám Schůzka objevila v Kalendáři, je nutné zadat datum.
Pokud datum při zakládání Schůzky nezadáte, Schůzka se sice založí, ale zůstane v tzv. Nenaplánovaných aktivitách v Kalendáři.
Pokud se vám dobře pracuje se seznamem aktivit, Schůzku můžete založit i odsud. Tedy z Hlavního menu » Aktivity » Schůzky » zelené plus.
Tady bude potřeba doplnit Klienta, se kterým schůzku máte, a doplnit datum. Případně opět označit Schůzku jako soukromou.
Schůzky si můžete založit i hromadně a to ze seznamového pohledu Klientů nebo Kontaktních osob. Stačí, když si v seznamu kontaktů vyberete ty, ke kterým chcete Schůzky založit. Objeví se tlačítko +Vytvořit. Kliknutím na toto tlačítko se rozbalí roletka, kde je potřeba zvolit možnost Naplánovat Aktivitu. Více informací o hromadném vytvoření Aktivit se dozvíte v tomto článku.
Soukromá aktivita
Soukromá aktivita znamená, že nemá spojitost s žádným Klientem, může to být například osobní setkání, které nesouvisí s prací, nebo návštěva lékaře. Pro její založení je potřeba zaškrtnout volbu Soukromá aktivita v dialogovém okně založení Schůzky.
Důležité: Neznamená to ale, že by Schůzka, včetně jejího obsahu, byla skrytá před ostatními uživateli. Ti ji mohou standardně vidět ve vašem Kalendáři.
Pozvání na schůzku e-mailem
Jednou z vychytávek, kterou u Schůzky můžete využít, je odeslání Schůzky e-mailem. To provedete kliknutím na tlačítko tři tečky » Pozvat na schůzku e-mailem.
Potvrzení schůzky v e-mailu vypadá takto:
Připomenutí schůzky
Díky nastavení připomenutí začátku Aktivity už žádnou Schůzku nezmeškáte. Nastavíte jej jednoduše kliknutím na ikonu Zvonečku. Připomenutí se uživateli odešle formou Notifkace.
V raynetu si můžete nastavit i výchozí připomenutí začátku aktivity, které bude automaticky přidáno ke všem vytvořeným aktivitám. Najdete jej v Nastavení kalendáře.
Zde zvolíte Vytvářet aktivity s automatickým připomenutím začátku a definujete čas.
Opakování schůzky
Pokud si chcete naplánovat pravidelně se opakující Schůzku, např. na každý týden, doporučujeme si rovnou nastavit opakování. To nastavíte opět kliknutím na tři tečky » Vytvořit opakování.
Otevře se dialgové okno, kde vyplníte další informace jako jsou interval opakování, datum zahájení a počet opakování.