Synchronizace s účetním systémem Money S3

Z RAYNETu můžete odesílat informace o obchodních případech do účetního systému Money S3, ve kterém vám budou vznikat přijaté objednávky. Díky tomu ušetříte čas s přepisováním záznamů z jednoho systému do druhého :)

A jak to vlastně funguje:

  • synchronizovat můžete každý Obchodní případ, který je ve stavu Výhra, a který obsahuje alespoň jeden Produkt.
  • produkty je možné odepisovat ze stavu skladových zásob na základě shody kódů produktů v obou systémech (k odečtení skladových zásob v Money S3 dojde až po vystavení faktury). Kód produktu v CRM = Katalog v Money S3
  • vyexportováním detailu obchodního případu vznikne soubor s příponou .xml, který vložíte do účetnictví. Po dokončení průvodce importem souboru bude v systému Money S3 založena přijatá objednávka.

Zapnutí synchronizace může udělat pouze administrátor.

Export detailu obchodního případu může dělat každý uživatel, který má oprávnění exportovat záznamy. 

Import souboru do systému Money S3 může udělat pouze ten, kdo má tento systém na svém počítači nainstalovaný. Samozřejmě je možné vyexportované soubory posílat e-mailem tomu, kdo je může do účetnictví naimportovat.

Zapnutí synchronizace

V pravém horním rohu klikněte na Nastavení.

 

Z levého menu vyberte Export do účetních systémů a export povolte kliknutím.

 

Od této chvíle přibyla do detailu Obchodního případu možnost exportu do ekonomického systému Money S3.

Přenesení Obchodního případu

detailu Obchodního případu, který chcete přenést do systému Money S3, klikněte na tlačítko Akce - Export a zvolte Ekonomický systém Money S3.

Můžete si vybrat, jestli produkty uvedené v obchodním případu zároveň odepíšete ze skladových zásob. Pokud je budete chtít odepsat, zvolte Export - Ekonomický systém Money S3 - sklad. V opačném případě vyberte první typ exportu bez vazby na sklad.  

Pozor! Obchodní případ musí být ve stavu Výhra. Zároveň musí být v obchodním případu vložen alespoň jeden produkt. V opačném případě se export souboru neprovede. 

 

Vyexportovaný soubor má ve svém názvu kód obchodního případu a příponu .xml.

Před samotným importem ještě zkontrolujte, že máte v Money S3 povolenu výměnu XLM dat

V Money S3 otevřete Objednávky přijaté a zvolte XML přenosy - Import z XML.

 

V průvodci importem zvolte ve výběru nastavení variantu O+P+N (objednávky, poptávky, nabídky z vlastní provozovny). Poté klikněte na tlačítko Další.

 

Vyberte vstupní soubor, který jste vyexportovali z RAYNETu a klikněte na tlačítko Dokončit.

 

V případě, že jste zvolili export obchodního případu včetně navázání produktů na sklad, vyplňte ještě políčko sklad. K odečtení skladových zásob v Money S3 dojde až po vystavení faktury. Vše potvrďte tlačítkem Dokončit.

 

O průběhu importu vznikne report. Systém se vás vždy zeptá, zda soubor s reportem může přepsat (generuje se totiž pokaždé se stejným názvem). Potvrďte tlačítkem Ano a import je hotový.

 

Na závěr si můžete prohlédnout report (výstupní zprávu) o importu dat. Nakonec okno zavřete.

 

V Money S3 vznikne nová přijatá objednávka.

 

Kontrola přenášených kontaktních údajů klienta probíhá podle . V případě, že se adresní údaje klienta evidovaného v RAYNETu neshodují s těmi, které jsou evidované v Money S3, do objednávky se přenesou právě ty z účetního systému. 

Pokud systém nenajde shodu klienta podle , založí v Money S3 nový kontakt, na který přijatou objednávku vytvoří. 

Při vystavení faktury, dojde k odepsání skladových zásob. Aby se produkty odepsaly ze stavu zásob, je třeba je mít evidovány v CRM a Money S3 pod stejnými kódy

Používá technologie Zendesk