Knihovna Dokumentů slouží pro ukládání souborů, které jsou sdílené se všemi uživateli a nejsou přitom vázány k žádnému konkrétnímu záznamu.
Do Dokumentů si můžete nahrát soubor, přidat odkaz nebo napojit soubory ze služby Dropbox a v raynetu s nimi pak dále pracovat. Soubory si v rámci Dokumentů můžete také třídit do složek.
V tomto článku se dozvíte:
- jak pracovat v seznamovém pohledu Dokumentů,
- jak přidat dokumenty do knihovny Dokumentů,
- co všechno najdete na detailní kartě Dokumentu.
Seznamový pohled dokumentů
V hlavním menu klikněte na Dokumenty. Zobrazí se vám seznam všech složek a nahraných Dokumentů.
Pokud dáváte přednost zobrazení Dokumentů i s náhledy, pak si můžete zobrazení překliknout.
Do seznamovém pohledu Dokumentů lze přidat tzv. Připnuté filtry, díky kterým si kdykoliv rychle vyfiltrujete to, co vás nejvíce zajímá, např. Bezpečnostní úroveň. Pro vybrání těchto filtrů klikněte na tlačítko plus » Přidat filtr a vyberte požadované filtry. Okno zavřete křížkem. Rychlé filtry pak najdete uložené v horní části obrazovky.
Kliknutím na ikonu tužky můžete přidávat další filtry nebo je odebírat. Přetáhnutím myší lze přeskupit pořadí filtrů.
Použitím filtru se zobrazí seznam všech dokumentů, které filtru odpovídají. Pro vypnutí filtru je potřeba na daný filtr najet myší a kliknout na křížek.
Pro organizaci složek použijte tlačítko Přeorganizovat, které najdete v pravém horním rohu obrazovky.
Přidání dokumentů
Pokud chcete do knihovny Dokumentů přidat nový soubor, klikněte na tlačítko zelené plus a zvolte odkud Dokument nahrajete. Pomocí tohoto tlačítka můžete vytvořit i Novou složku.
Při nahrávání souborů z vašeho počítače je velikost dokumentu omezena na 50 MB a maximální počet nahrávaných souborů je 10. Soubory můžete nahrát do knihovny samostatně nebo je vložit do vybrané složky.
Po vybrání souborů se v dialogovém okně zobrazí výběr souborů. Pokud si přejete některý soubor odstranit, klikněte na ikonu koše na konci řádku.
V pravém dolním rohu najdete ikonu zámku pro volbu Bezpečnostní úrovně nahraných dokumentů.
Stejně můžete do CRMka přidat odkaz. Je potřeba si odkaz pojmenovat a nahrát jeho URL adresu.
Poslední možností je Napojení dokumentů ze služby Dropbox.
Přehled akcí na detailní kartě dokumentu
V seznamovém pohledu Dokumentů najdete u každého Dokumentu Název, Kód, e-mail uživatele, který Dokument přidal, datum přidání a Verzi.
Kliknutím na Název se zobrazí soubor, případně se otevře webová stránka vloženého odkazu. Pro otevření detailního okna Dokumentu je potřeba kliknout na jeho kód.
Na detailní kartě lze Dokument dále upravovat. Je možné zde nahrát novou verzi Dokumentu, podepsat jej, nebo se přes tlačítko tři tečky podívat na Bezpečnost záznamu a Dokument Zneplatnit.
Stisknutím tlačítka Bezpečnost se zobrazí okno se systémovými informacemi o Dokumentu.
Dozvíte se z něj kdo a kdy záznam vytvořil nebo upravil. Každý záznam, ke kterému máte přístup, můžete zamknout a tím zabránit jeho editaci ostatními uživateli. Odemknout jej pak můžete buď vy nebo Administrátor. Dále v tomto okně lze nastavit Bezpečnostní úroveň. A pokud vás zajímá, kdo je oprávněn vidět tento záznam, zkontrolujete to pomocí funkce Viditelnost záznamu.
Pokud Dokument zneplatníte, nadále se nebude zobrazovat v seznamových pohledech. Zneplatněný Dokument v raynetu ale zůstane a kdykoliv můžete jeho platnost obnovit pomocí použití filtru Zobrazit i neplatné.
