Pro evidenci Souborů v raynetu slouží Knihovna dokumentů, do které si Soubory přidáte a dále s nimi pracujete. Soubory je možné třídit do Složek.
V tomto článku si ukážeme:
- Přidání Souboru,
- Detailní záznam o Souboru,
- Přehled akcí u Souboru,
- Přesunutí Souboru v Dokumentech.
Přidání Souboru
Pro přidání Souboru do raynetu je potřeba zobrazit si knihovnu Dokumentů a kliknout na zelené tlačítko se symbolem plus. Na toto tlačítko klikněte i pokud přidáváte Soubor přímo ze Složky. Zvolte, zda chcete:
- Soubor nahrát,
- Přidat odkaz (www),
- Napojit Soubory ze služby Dropbox.
V dialogovém okně můžete Souboru přiřadit Bezpečnostní úroveň kliknutím na tlačítko se symbolem zámku.
Pro přidání Kategorie Souboru je potřeba najet myší na daný Soubor a poté kliknout vpravo na ikonu tužky.
V detailním okně pak rozbalte pomocí šipky roletku v poli Kategorie a zvolte Editovat položky » Přidat další položku. Pojmenujte si novou Kategorii a potvrďte.
Detailní záznam o Souboru
Soubor si zobrazíte kliknutím na jeho kód.
Záhlaví Souboru se skládá ze dvou záložek, mezi kterými se můžete pohybovat. Záložka Základní údaje slouží pro evidenci údajů. Diskuzi využijete v případě, když potřebujete ostatním uživatelům zanechat vzkaz týkající se daného Souboru.
Kliknutím na symbol hvězdičky označíte Soubor jako oblíbený. Uvidíte ho pak na Nástěnce v panelu Oblíbených položek.
Pod tlačítkem tři tečky najdete akce: Bezpečnost a Zneplatnit. Tyto akce jsou popsány níže v sekci Přehled akcí u souboru.
Na záložce Základní údaje najdete informace o Souboru a jeho popis. Ve žlutém poli si můžete otevřít náhled Souboru nebo jej kliknutím na odkaz stáhnout.
Pokud si potřebujete Soubor upravit a znovu přidat do CRM, stačí kliknout na tlačítko Nahrát novou verzi a zvolit jednu z možností:
- Nahrát soubor,
- Přidat odkaz (www),
- Napojit ze služby Dropbox.
Všechny předcházející verze Souboru si zobrazíte kliknutím na Starší verze.
Panel s názvem Podepsal zobrazuje Aktuální verzi záznamu. Každý uživatel, který provede změnu, může Soubor také podepsat a tím potvrdit, že jej např. viděl nebo upravil.
Záložka Diskuze slouží k zanechání vzkazu ohledně konkrétního Souboru vybraným uživatelům raynetu. Tyto uživatele je potřeba do Diskuze nejprve přidat a poté napsat příspěvek.
Přehled akcí u Souboru
Pro vybrání akcí u Souboru je potřeba kliknout na tužku » tři tečky.
Bezpečnost zobrazuje systémové informace o Souboru. Dozvíte se, kdo a kdy Soubor vytvořil nebo upravil. Soubory vidí jen ti uživatelé, kteří jsou k tomu oprávněni. Každý Soubor, ke kterému máte přístup, můžete také zamknout a tak zabránit jeho editaci ostatními uživateli. Znovu jej odemknout pro další uživatele jej můžete buď vy, nebo administrátor.
Kliknutím na tlačítko Zneplatnit docílíte toho, že se daný Soubor nebude v Dokumentech vyskytovat. V CRM ale bude stále uložen. Pokud chcete v Dokumentech zobrazit i zneplatněné Soubory, kliknete na tlačítko Zobrazit i neplatné, které se nachází v záhlaví seznamu Složek a Souborů.
Přesunutí souboru v Dokumentech
Pro změnu zařazení Souboru klikněte na ikonu tužky (zobrazí se až při najetí myší na konkrétní Soubor).
V panelu Základní údaje klikněte na tlačítko Přesunout.
Nakonec označte složku, do které chcete Soubor nově zařadit a potvrďte tlačítkem Vybrat a zavřít.
Tip: Soubory můžete přidat také ke všem záznamům v raynetu (kromě Ceníků) jako přílohu a to přímo na detailní kartě vybraného záznamu. Panel příloh najdete na záložce Základní údaje (u Klientů a Kontaktních osob na záložce Další údaje). Více se o této funkci dozvíte v tomto článku.