Bezpečnostní úrovně

Prostřednictvím bezpečnostních úrovní omezíte viditelnost konkrétních záznamů (klientů, obchodních případů, schůzek atd.) pro konkrétního uživatele nebo určitou skupinu uživatelů

Ve výchozím nastavení jsou záznamy všech uživatelů zařazené do úrovně Sdílená, to znamená, že tyto záznamy vidí všichni (samozřejmě s přihlédnutím k dalším nastavením, např. Role uživatele, Které záznamy uživatel vidí).

Pokud máte v CRM záznamy, které chcete sdílet jen s vybranými uživateli, stačí těmto záznamům nastavit bezpečnostní úroveň. Stejnou bezpečnostní úroveň nastavíte také vybraným uživatelům. Tím docílíte, že záznam uvidí pouze skupina vyvolených uživatelů :-)

 

Příklad:

Uživatel Petr má nastavenou bezpečnostní úroveň Obchod. Tuto bezpečnostní úroveň může nastavit libovolnému záznamu. Záznam označený úrovní Obchod uvidí v systému pouze Petr a ti uživatelé, kteří mají tuto bezpečnostní úroveň přiřazenou administrátorem.

Pro lepší představu, jak bezpečnostní úrovně fungují, se podívejte na toto schéma.

 

 

Nastavení bezpečnostní úrovně

Pro vytvoření nové bezpečnostní úrovně klikněte na tlačítko Nastavení.

 Toolbar_nastaveni.png

Vyberte Bezpečnostní úrovně.

urovne_800px.png

 

Napište název nové bezpečnostní úrovně a vytvořte ji tlačítkem Přidat nebo klávesou Enter.

urovne02_800px.png

 

Klikněte na nově vytvořenou bezpečnostní úroveň. Na pravé straně obrazovky uvidíte seznam uživatelů, kteří vytvořenou bezpečnostní úroveň uvidí. Administrátoři jsou do seznamu přidáni automaticky. 

urovne03_800px.png

 

Přes tlačítko Přidat uživatele přiřadíte bezpečnostní úroveň dalším uživatelům.

urovne04_800px.png

 

Dvojklikem vyberte dalšího uživatele, který získá přístup k záznamům s bezpečnostní úrovní Obchod.

urovne05_800px.png

 

Potvrďte tlačítkem Vybrat a Zavřít.

urovne06_800px.png

 

Nastavení bezpečnostní úrovně na konkrétní záznam

V detailu záznamu klikněte na tlačítko Akce > Bezpečnost.

zaznam_800px.png 

 

Vyberte bezpečnostní úroveň, kterou chcete záznamu přiřadit a potvrďte tlačítkem Aplikovat.

zaznam02_800px.png

 

Záznam uložte. Nastavenou bezpečnostní úroveň uvidíte vedle ikony erbu. Odteď uvidí tento záznam pouze uživatelé, kteří mají oprávnění k bezpečnostní úrovni Obchod

zaznam03_800px.png

 

 

Hromadné nastavení bezpečnostních úrovní

Bezpečnostní úroveň můžete přiřadit i více záznamům najednou (až 200 záznamům) pomocí Hromadné změna

Do seznamového pohledu záznamů, kterým chcete bezpečnostní úroveň nastavit, přidejte sloupec Bezpečnostní úrovně.

zmena_800px.png 

 

Nový sloupec se zobrazil na konci tabulky. Klikněte na tlačítko Hromadná změna.

zmena02_800px.png

 

Tahem myši označte celý sloupec nebo držte tlačítko CTRL a klikáním vybírejte konkrétní záznamy. Vyberte bezpečnostní úroveň a vše potvrďte tlačítkem Uložit změny.

zmena03_800px.png

 

U vybraných záznamů dojde ke změně bezpečnostní úrovně. Hromadnou změnu vypněte opětovným kliknutím na tlačítko Hromadná změna. 

zmena04_800px.png

 

Výchozí nastavení bezpečnostních úrovní

Záznamy, které uživatel vytváří, automaticky spadají do bezpečnostní úrovně Sdílená (a tím pádem jsou viditelné pro všechny). Můžete ale nastavit, aby nově vytvářené záznamy byly zařazeny do konkrétní bezpečnostní úrovně ihned po uložení. Nastavení provedete přímo u konkrétního uživatele.

Rozklikněte vybraného uživatele a zvolte Změnit oprávnění.

vychozi_800px.png

 

U Nastavení výchozí bezpečnostní úrovně klikněte na tlačítko upravit

vychozi02_800px.png

 

Nastavte, zda se konkrétní typy záznamů mají zakládat do bezpečnostní úrovně Sdílená (viditelná pro všechny) nebo Obchod. Vše potvrďte tlačítkem Uložit

vychozi03_800px.png

 

 

Aby používání bezpečnostních úrovní fungovalo správně...

Nastavení bezpečnostních úrovní jde ruku v ruce s ostatními oprávněními uživatele. Bezpečnostní úrovně využijete v případě, kdy všichni uživatelé vidí záznamy všech nebo záznamy v rámci konkrétní skupiny uživatelů. Pak pomocí bezpečnostních úrovní omezíte viditelnost vybraných záznamů.

V případě, že má uživatel nastaveno oprávnění pouze na své vlastní záznamy, používání bezpečnostních úrovní je zbytečné. Záznamy ostatních uživatelů stejně neuvidí.

Pokud se v bezpečnostních úrovních ztrácíte, určitě volejte zákaznickou péči MaMaZu (+420 800 101 201). Rády vám s nastavením pomůžou :-)

 

Další nastavení oprávnění:

Používá technologie Zendesk