Prostřednictvím bezpečnostních úrovní omezíte viditelnost konkrétních záznamů (Klientů, Obchodních případů, Schůzek atd.) pro konkrétního uživatele nebo určitou skupinu uživatelů.
Ve výchozím nastavení jsou záznamy všech uživatelů zařazené do úrovně Sdílená, to znamená, že tyto záznamy vidí všichni (samozřejmě s přihlédnutím k dalším nastavením, např. Role uživatele, Které záznamy uživatel vidí).
Pokud máte v raynetu záznamy, které chcete sdílet jen s vybranými uživateli, stačí těmto záznamům nastavit bezpečnostní úroveň. Stejnou bezpečnostní úroveň nastavíte také vybraným uživatelům. Tím docílíte, že záznam uvidí pouze skupina vyvolených uživatelů.
Příklad:
Uživatel Petr má nastavenou bezpečnostní úroveň Obchod. Tuto bezpečnostní úroveň může nastavit libovolnému záznamu. Záznam označený úrovní Obchod uvidí v systému pouze Petr a ti uživatelé, kteří mají tuto bezpečnostní úroveň přiřazenou administrátorem.
Pro lepší představu, jak bezpečnostní úrovně fungují, se podívejte na toto schéma.
Nastavení bezpečnostní úrovně
Pro vytvoření nové bezpečnostní úrovně klikněte na své jméno » Nastavení.
Vyberte Bezpečnostní úrovně. Novou bezpečnostní úroveň vytvoříte kliknutím na tlačítko Přidat úroveň.
Napište název nové bezpečnostní úrovně a potvrďte tlačítkem Uložit.
Rozklikněte nově vytvořenou bezpečnostní úroveň. Na pravé straně uvidíte seznam uživatelů, kteří vytvořenou bezpečnostní úroveň uvidí. Administrátoři jsou do seznamu přidáni automaticky.
Přes tlačítko Přidat uživatele přiřadíte bezpečnostní úroveň dalším uživatelům.
Vyberte dalšího uživatele, který získá přístup k záznamům s bezpečnostní úrovní Obchod a změny potvrďte tlačítkem Vybrat a zavřít.
Nastavení bezpečnostní úrovně na konkrétní záznam
V detailu záznamu klikněte na tři tečky » Bezpečnost.
Vyberte bezpečnostní úroveň, kterou chcete záznamu přiřadit a potvrďte tlačítkem Aplikovat.
Záznam uložte. Nastavenou bezpečnostní úroveň uvidíte vedle ikony erbu. Odteď uvidí tento záznam pouze uživatelé, kteří mají oprávnění k bezpečnostní úrovni Obchod.
Hromadné nastavení bezpečnostních úrovní
Bezpečnostní úroveň můžete přiřadit i více záznamům najednou (až 200 záznamům) pomocí Hromadné změny.
Do seznamového pohledu záznamů, kterým chcete bezpečnostní úroveň nastavit, přidejte sloupec Bezpečnostní úroveň přes malé plus.
Změny potvrďte tlačítkem Uložit.
Nový sloupec se zobrazil na konci tabulky. Klikněte na tlačítko Hromadná změna.
Tahem myši označte celý sloupec nebo držte tlačítko CTRL a klikáním vybírejte konkrétní záznamy. Vyberte bezpečnostní úroveň a vše potvrďte tlačítkem Uložit změny.
U vybraných záznamů dojde ke změně bezpečnostní úrovně. Hromadnou změnu vypněte opětovným kliknutím na tlačítko Hromadná změna.
Výchozí nastavení bezpečnostních úrovní
Záznamy, které uživatel vytváří, automaticky spadají do bezpečnostní úrovně Sdílená (a tím pádem jsou viditelné pro všechny). Můžete ale nastavit, aby nově vytvářené záznamy, byly zařazeny do konkrétní bezpečnostní úrovně hned po uložení. Nastavení provedete přímo u konkrétního uživatele.
Rozklikněte vybraného uživatele a zvolte Oprávnění uživatele.
U Nastavení výchozí bezpečnostní úrovně klikněte na tlačítko upravit.
Nastavte, zda se konkrétní typy záznamů mají zakládat do bezpečnostní úrovně Sdílená (viditelná pro všechny) nebo Obchod. Vše potvrďte tlačítkem Uložit.
Aby používání bezpečnostních úrovní fungovalo správně...
Nastavení bezpečnostních úrovní jde ruku v ruce s ostatními oprávněními uživatele. Bezpečnostní úrovně využijete v případě, kdy všichni uživatelé vidí záznamy všech nebo záznamy v rámci konkrétní skupiny uživatelů. Pak pomocí bezpečnostních úrovní omezíte viditelnost vybraných záznamů.
V případě, že má uživatel nastaveno oprávnění pouze na své vlastní záznamy, používání bezpečnostních úrovní je zbytečné. Záznamy ostatních uživatelů stejně neuvidí.
Další nastavení oprávnění: