KROS Fakturácia je online fakturační nástroj, který je vhodný pro malé i velké podnikatele. Aplikaci lze používat odkudkoli a je vhodná pro všechny, kteří chtějí efektivně řídit svou fakturaci bez nutnosti složitého účetního softwaru. Tato integrace je dostupná pouze CRM účtům, které mají v Nastavení slovenskou lokalizaci.
Co umí integrace s aplikací KROS Fakturácia?
Integrace s KROS Fakturácia umožňuje obousměrnou synchronizaci dat. V Raynetu lze vytvářet Faktury nejen z Obchodních případů a Objednávek, ale i jako samostatné záznamy. Záznamy vytvořené v KROSu se pak automaticky synchronizují do Raynetu jako běžné, zálohové a opravné faktury. Zároveň se obousměrně propojují Klienti a volitelně i Produkty na fakturách.
Zapnutí integrace
Rozšíření může aktivovat pouze administrátor. Pro zapnutí integrace klikněte v Raynetu na své jméno » Nastavení.
Pokračujte na Rozšíření » KROS Fakturácia a klikněte na Aktivovat. Rozšíření se zobrazí pouze tehdy, pokud máte v Nastavení » Lokalizace nastavené Slovensko jako Výchozí zemi.
Jakmile kliknete na Aktivovat, zobrazí se formulář, do kterého vyplníte údaje z KROSu.
Prvním potřebným údajem je API klíč. Ten naleznete ve svém účtu v KROSu, když kliknete vpravo nahoře na ozubené kolečko » API prepojenia » + Pridať nové API prepojenie. Zde stačí zadat Názov prepojenia a stisknout tlačítko Vygenerovať token. Vygenerovaný token, který je ekvivalentem API klíče vložíte do Raynetu.
Další údaj, který je potřeba vyplnit je ID firmy. Jedná se o šestimístné číslo, které naleznete v URL vašeho KROS účtu.
Následně zvolíte Vlastníka Klienta a kliknete na zelené tlačítko Aktivovat, které spustí druhou fázi propojení s KROSem. V druhé fázi si vyberete Kód skladu, který máte založený v KROSu, Číslování faktur a Číslování zálohových faktur. Číslování faktur je převzato z KROSu. Pokud potřebujete změnit číslování, můžete to upravit přímo v KROSu v sekci Nastavení » Číslování dokladů.
Posledním krokem, po vyplnění všech polí v Raynetu, je doplnění URL pro příjem notifikací z API do KROSu. Odkaz si zkopírujte v Raynetu.
Následně vložte odkaz do KROSu na stejné místo, kde jste generovali token, a poté uložte změny.
Důležité: Aby přenos probíhal oboustranně je nutné v KROSu vyplnit bankovní účet.
Jak synchronizaci používat
Podívejme se na to, jak synchronizace funguje v obou směrech, z Raynetu, i z Krosu.
Raynet » KROS
Fakturu můžete vytvořit několika způsoby: pomocí tlačítka plus v levém dolním rohu hlavního menu, v seznamovém pohledu faktur přes zelené tlačítko plus, nebo na detailních kartách Obchodního případu a Objednávky taktéž přes zelené tlačítko plus.
Po kliknutí na Běžná nebo Zálohová faktura se otevře okno, kde můžete upravit Datum vystavení a Číselnou řadu. Ta se nastaví automaticky podle výchozího nastavení v administraci, nebo se použije první dostupná.
Datum splatnosti se nastaví automaticky podle atributu Platební podmínky u Klienta, ke kterému se faktura vytváří. Pokud klient nemá platební podmínky nastavené, systém nastaví splatnost automaticky na 14 dní.
Jaké údaje se integrací přenáší
Z Obchodního případu a Objednávky se do Faktury přenáší tato data:
- Popis
- Měna
- Kurz
- Datum vystavení
- Kód Obchodního případu / Objednávky
- Číselná řada
- Datum splatnosti (pokud jsou u Klienta nastaveny platební podmínky, viz výše)
- (Ne)plátce DPH (z Klienta)
Produkty (pokud je v administraci nastaven sklad a kód položky je shodný s kódem skladové karty v systému, dojde k napárování):
- Název
- Popis
- Množství
- Jednotka
- DPH
- Sleva
- Celková cena s DPH
- Kód
- Sklad (z administrace)
Klienta systém páruje automaticky (podle IČ, názvu, e-mailu...), pokud se nespáruje, vytvoří se:
- IČ
- DIČ
- IČ DPH
- Telefon 1
- E-mail 1
- Adresa sídla
- Název klienta
- Jméno osoby (pokud je záznam napojený i na osobu)
- Ulice
- PSČ
- Město
- Stát
- Kontaktní adresa:
- Název klienta
- Jméno osoby (pokud je záznam napojený i na osobu)
- Ulice
- PSČ
- Město
- Stát
Klient se páruje podle IČ. Pokud IČ není vyplněno, nebo je stejné IČ u více Klientů, tak je nutné, aby se shodovaly alespoň dva z uvedených údajů. Klient se nenapáruje pouze podle názvu; k úspěšnému napárování je třeba například název + IČ nebo název + e-mail atd.
KROS » Raynet
V KROSu vytvoříte novou fakturu. Vaše firemní údaje můžete nastavit na kartě Moja firma. Údaje nastavené v KROSu v sekci Moja firma se do Raynetu přenášejí pouze na fakturu. Pokud uživatel již má nastavené údaje na Detailu Vlastní firmy v Raynetu, tyto data se nepřepíší. Jediný údaj, který se z KROSu přenáší do detailu Vlastní firmy, je Typ platitele (Plátce/Neplátce DPH). V KROSu je také možnost Registrovaný podľa §7, 7a; v takovém případě se v Raynetu ve Vlastní firmě nastaví Neplátce DPH.
Pokud je v nastavení systému vyplněné URL pro příjem notifikací z API (viz Zapnutí integrace), systém okamžitě zachytává a zpracovává každou změnu ve fakturách. Přenáší se faktury, zálohové faktury a dobropisy, a uživatelé obdrží zároveň notifikace v Raynetu.
- Pokud je doklad vytvořen z Obchodního případu nebo Objednávky, napojí se na tyto záznamy podle jejich ID. Klient se spáruje podle ID, pokud je doklad vytvořen z jeho záznamu.
- V případě, že je doklad vytvořen v systému, systém hledá Klienta podle IČ, následně podle názvu, e-mailu, telefonu nebo adresy. Pokud se klient nenajde nebo nejsou údaje jasné, vytvoří se nový klient.
- Po přenosu faktury z KROSu se v Raynetu vytvoří nová faktura. Pokud se klient nespáruje, vytvoří se nový. Při shodě dvou údajů (např. název + IČ) se spáruje s existujícím klientem.
Odkaz na doklad v KROSu:
Na detailní kartě Faktury v Raynetu je vpravo nahoře tlačítko Otevřít, které otevře daný doklad přímo v KROSu. Kliknutím na Dodavatele se dostanete na detail Vlastní firmy.
Pod tlačítkem se třemi tečkami je možnost Náhled KROS dokladu, která zobrazí náhled dokladu s možností stažení do PDF nebo vytištění.
Pro vytvoření dokladu z KROSu do RAYNETu se přenáší následující údaje:
Fakturační adresa:
- Město
- Ulice
- PSČ
- Název adresy
- Země
Kontaktní (poštovní) adresa:
- Město
- Ulice
- PSČ
- Země
Klient:
- Název klienta
- IČ
- DIČ
- IČ DPH
- Rating = B
- Role = Odběratel
- Stav = Aktuální
- Vlastník (podle nastavení v administraci propojení)
- Bezpečnostní úroveň (podle nastavení vlastníka)
- Telefon 1
Doklad – Odběratel:
- Název
- Fakturační adresa (Město, Ulice, PSČ, Název adresy, Země)
- IČ, DIČ, IČ DPH
- Číslo dokladu
- Měna
- Kurz
- Datum vystavení
- Datum splatnosti
- Poznámka pro příjemce
- Platby (u faktur)
- Způsob platby
- Interní poznámka
- Datum zdanitelného plnění = Datum vystavení
- Název
- VS
Dodavatel:
- Název
- IČ, DIČ, IČ DPH
- Webová stránka
- Telefon
- Bankovní spojení (IBAN, SWIFT)
- Plátce DPH
Celkové údaje:
- Celkem daň
- Cena celkem
- Cena bez DPH
- Stav
- Datum uhrazení (u stavu „uhrazeno“ se nastaví datum poslední platby)
- Propojení faktury se zálohovkou a opravným dokladem
- Zbývá uhradit
- Sleva celkem
- Sleva %
Při založení nového záznamu:
- Vlastník (podle vlastníka Klienta)
- Bezpečnostní úroveň (podle tohoto vlastníka)
Validace při přenosu:
- Popis záznamu: max. 300 znaků
- DPH u položek musí být celé číslo
- Jednotka u položek: max. 50 znaků
- Popis u položek: max. 4000 znaků
- Kód u položek: max. 25 znaků
Produkty a skladové hospodářství
V systému KROS se Produkty vytvářejí jako skladové karty.
Jestliže je produkt v KROSu vytvořen jako skladová karta a shoduje se její Kód karty s Produktem v Raynetu a měna odpovídá výchozí měně, systém tyto produkty automaticky spáruje. Pokud se v KROSu použije skladová karta Produktu, který v Raynetu dosud není, při vytvoření faktury v KROSu se Produkt automaticky vytvoří i v Raynetu. V případě, že je na faktuře v KROSu položka bez skladové karty, propíše se do Raynetu jako volná položka, bez vytvoření nového produktu.
Přenášené údaje:
- Množství
- Název
- Jednotka
- DPH
- Jednotková cena
- Cena celkem
- Sleva
Pokud vystavujete fakturu z Obchodního případu s Produkty z Raynetu do KROSu a kód Produktu v Raynetu odpovídá kódu skladové karty v KROSu, dojde k propojení položky na dokladu se skladovou kartou a automatickému odečtení množství ze skladové karty.