Automatizace se může skládat ze spouštěče automatizace, podmínky a akce. V tomto článku si ukážeme, jak pracovat se spouštěči automatizace.
Spouštěčem automatizace je podnět, který v CRMku zahájí vámi zvolenou automatizaci. Je to vždy první krok automatizace.
V raynetu lze spouštěč nastavit třemi způsoby:
Spuštění automatizace na základě podnětu
Podnětem pro spuštění automatizace mohou být tyto operace:
- Vytvoření nového záznamu
- Editace záznamu
- Smazání záznamu
- Změna stavu záznamu (např. u Obchodního případu, Nabídky nebo Objednávky)
- Online podepsání dokumentu
- Uplynutí přednastaveného času
Nastavení spouštěče
Spuštění automatizace může být vyvoláno:
- Provedením (dokončením) jiné automatizace, a to v případě, že kroky jednotlivých automatizací na sebe navazují. Stane se tak, pokud má např. automatizace v posledním kroku za úkol vytvořit Klienta a další automatizace má nastaveno jako spouštěč vytvoření Klienta. Při vytváření nové vlastní automatizace je ve výchozím stavu tato možnost povolená, ale můžete ji zakázat.
- Jen vybranými uživateli (iniciátory). Každý, kdo má právo vytvářet automatizace může zvolit, kteří uživatelé mohou nebo nemohou vyvolat spuštění automatizace.
- Jen uživateli z bezpečnostních profilů. Tato možnost se vám zobrazí pouze v případě pokud máte ve vašem CRMku zapnuté bezpečnostní profily. Spuštění automatizace můžete omezit na vybranou skupinu uživatelů zařazenou do bezpečnostního profilu.
- Prostřednictvím API. V případě, že využíváte RAYNET CRM API, tak si toto nastavení můžete povolit. Díky tomu bude možné automatizace spouštět pomocí API dotazů.
Spuštění automatizace na základě manuální akce
V CRMku vyvoláte spuštění automatizace kliknutím na tlačítko na detailní kartě záznamu. Tlačítko se v detailu záznamu objeví až po spuštění automatizace. Otestování můžete provést v samotném editoru automatizace.
Nastavení spouštěče
Pro nastavení spouštěče je potřeba nastavit Název tlačítka. Název tlačítka je možné si libovolně měnit. K názvu je možné připojit i vlastní Popis automatizace pro lepší přehlednost.
Spuštění automatizace na základě času
Po uplynutí přednastaveného času
Pokud chcete sledovat konkrétní pole s datem, např. narozeniny u kontaktních osob, můžete použít tento spouštěč. Každý den se v nastavený čas zkontroluje, zda existuje záznam, který odpovídá vašemu nastavení a je potřeba spustit automatizaci.
Příklad: Na obrázku níže je nastaveno, že se každý den v 8:00 hodin spustí kontrola, zda existuje nějaká Kontaktní osoba, která má ten den narozeniny. Pokud ano, bude následovat akce (další krok), která vám např. vygeneruje Úkol, abyste této osobě popřáli.
Při vypršení platnosti evidence osobních údajů
Pokud máte zapnutý GDPR modul, tak si můžete nastavit sledování termínu např. vypršení platnosti všech smluv u fyzických osob (klienta).
Příklad: Na obrázku níže je nastaveno, že se každý den v 9:00 hodin zkontroluje, zda některému z Klientů nebude za 7 dní končit platnost smlouvy, např. plnění smlouvy při poskytování služeb. Jako časová zóna je vybrán Středoevropský čas (Praha).
Nastavení polí pro oba časové spouštěče
Pro časové spouštěče je potřeba nastavit:
- Které pole chcete sledovat - můžete sledovat např. výročí u Klienta, narozeniny u Kontaktní osoby, datum konverze u Leadu, konec platnosti u Nabídky atd.
- Kolik dní před nebo po se má automatizace spustit - nastavíte si, jak dlouho před nebo po termínu má spouštěč spustit automatizaci. Dále máte možnost si zapnout tlačítko Pouze den a měsíc (bez ohledu na rok), díky kterému se bude ignorovat rok.
- V kolik hodin se bude spouštět - kdy chcete aby došlo ke spuštění automatizace.
- Jakou časovou zónou se má automatizace řídit - je potřeba vybrat si časovou zónu.